Competency-based human resource management systems: Case studies of a multinational company in fmcg industry and a native human resources company in service industry

Abstract

Competencies are a composite of knowledge, skills and behaviors that are required for effective performance in a job. Competency approach have been known and implemented for almost three decades. Especially in the last five to ten years, their benefit to help selection and development efforts in organizations had improved significantly. It is important for the corporations to measure employee performance effectively against sound, measurable, observable criteria which help them see where workforce stands with respect to achieving organizational performance and development. Systems or tools are required to measure whether its people possess the abilities critical for its success. Competencies or competency models gain emphasis and create great value for organizations by providing a common language and measurable tool that is used across human resources systems, determining the requirements for successful performance and linking management of people through shaping employee behaviors with business results and strategic direction of the company. In the first part, an overview of the concept of "Competency" is introduced. This part begins with a general introduction of the alignment of strategic human resources management with corporate strategy and is followed by the definition of the term "competency" made from several different points of view in the literature and the history of the competency movement arising from USA, UK, Australia and the leading names in the invention of the competency approach to HR management. After that background information, the categories of competencies, main objectives generally pursued by the companies toward using competency systems, the benefits of using the competency-based applications in each human resources system, challenges to the competency movement are discussed. Finally, this part ends with a discussion about the future trends in the competency movement. In the second part, the concept of "Competency Modeling", contemporary approaches in developing competencies and competency models are discussed. Secondly, the methodological steps in developing competency models and data collection methods in competency development are comprehensively examined. Following that information, classifications of the competency model is discussed. Then some of the common methods used for rating an employee's level of competency are explained. Finally this part ends with some of the company examples which currently implement the competency-based human resources management systems in Turkey. In the third part, integration of competency models into each human resources management systems will be discussed. In each of the systems, the indicators of a need for a competency-based system, the contributions that competencies can make, the steps in developing the system are investigated. This part ends with a discussion about the integrated human resources management information systems endorsed through technology. In the fourth part, competency-based human resources management systems of a national and multinational company are investigated. A descriptive study on current competency-based human resources management systems of both companies is provided including their background, corporate objectives, the objectives of implementing competency-based human resources management systems, the methodological steps in developing the systems in the companies, the challenges faced in executing competency applications, and the contributions that competencies have provided to both organizations. The results of the case studies revealed significant similarities and also some differences which arise due to national and multinational variations in practices.

Yetkinlikler, bir işte üstün performans için gerekli olan bilgi, beceri ve davranışlar bütünüdür. Yetkinlik, bir yaklaşım olarak yaklaşık otuz yıldır yazında yer alan ve aynı zamanda işletmeler tarafından uygulanmakta olan bir kavramdır. Özellikler, son yıllarda işletmelerin işe alma ve gelişim uygulamaları gibi insan kaynakları süreçlerindeki faydaları bakımından yetkinlik yaklaşımı kayda değerdir. İşletmeler için çalışanlarının performansını ölçülebilir, gözlemlenebilir kriterler doğrultusunda değerlendirebilmeleri, yüksek örgütsel performans ve gelişim hedeflerine ulaşmaları açısından son derece önem kazanmaktadır. Yetkinlikler ya da yetkinlik modelleri günümüz işletmeleri tarafından tüm insan kaynakları yönetimi süreçlerinde kullanılabilen bir yöntem olup, çalışan performansının değerlendirilmesinde örgüt içinde ortak ve ölçülebilir bir dil kullanılmasını sağlayabildiği ve rekabet avantajı yaratabildiği ölçüde işletmeler için değer yaratan bir yaklaşım olarak karşımıza çıkmaktadır. Tezin ilk bölüm, "Yetkinlik" kavramını ve genel çerçevesini açıklamaktadır. Bu bölümde öncelikle, kurumsal stratejinin stratejik insan kaynakları yönetimi ile uyumlaştırılmasına ilişkin kapsamlı literatür sunulmaktadır. Ardından, "yetkinlik" kavramı literatürdeki farklı bakış açıları tarafından ele alınmakta ve kavramın Amerika Birleşik Devletleri, İngiltere ve Avusturalya kökenlerine dayanan tarihçesine yer verilmektedir. Bu kısımdan sonra, yetkinliklerin sınıflandırılması, işletmelerin yetkinlik modellerini kullanmalarındaki temel nedenler, yetkinliğe dayalı insan kaynakları uygulamalarının sağladığı faydalar ve diğer taraftan yetkinlik yaklaşımının örgütler için beraberinde getirdiği zorluklar tartışılmaktadır. Son olarak bu bölümde, yetkinlik yaklaşımlarındaki geleceğe yönelik öngörülere değinilmektedir. Tezin ikinci bölümünde, "Yetkinlik Modeli" kavramını açıklarken, yetkinliklerin ve yetkinlik modellerinin geliştirilmesindeki temel ve güncel yaklaşımlar açıklanmaktadır. Yazına ilişkin bu bilgilerin ardından, yetkinlik modellerinin geliştirilmesinde kullanılan yöntemsel adımlar ve gerekli yetkinliklerin geliştirilmesine ilişkin veri toplama süreçleri kapsamlı olarak anlatılmaktadır. Daha sonra, çalışanların yetkinliklerinin değerlendirilmesinde kullanılan yöntemlere değinilmektedir. Son olarak bu bölümde, Türkiye'de yetkinliğe-dayalı insan kaynakları yönetimi sistemlerini uygulamakta olan bazı işletmelerden örnekler verilmektedir. Üçüncü bölümde, yetkinlik modellerinin her bir insan kaynakları yönetimi sistemine entegrasyonu açıklanmaktadır. Buna göre, her bir insan kaynakları uygulaması için, yetkinliğe-dayalı yaklaşım ihtiyacının temel gerekçeleri, yetkinliklerin ilgili insan kaynakları uygulamasına sağlayacağı fayda, ve yaklaşımın ilgili sisteme entegre edilme adımları tartışılmaktadır. Bu bölüm, teknoloji kanalı ile entegre insan kaynakları yönetimi bilgi sistemlerinin yaratılmasının sürecin yönetimine sağlayacağı katkılar tartışılmaktadır. Dördüncü ve son bölümde, bir çokuluslu ve bir de yerel büyük ölçekli işletmenin yetkinliğe dayalı insan kaynakları yönetimi sistemleri kapsamlı olarak incelenmektedir. Her iki işletmeye yönelik, bu işletmelerin yetkinliğe dayalı insan kaynakları yönetimi kurma çabalarındaki hedefleri, yetkinliğe dayalı insan kaynakları yönetimi süreçlerinin oluşturulmasında izlenen yöntemler, bu süreçlerin uygulanmasında karşılaşılan zorluklar ve aşılmasına yönelik alınan önlemler ve yetkinlik yaklaşımlarının bu iki işletmeye sağladığı faydalar detaylı olarak irdelenerek açıklanmıştır. Elde edilen bulgular, her iki örnek olay işletmesine yönelik birçok benzerlik göstermekle birlikte; çokuluslu ve yerel işletme ayrımında da birtakım farklılıklar bulunduğunu ortaya koymaktadır.